Office一族常常進(jìn)行文本的打印，在打印前常常需要對文件進(jìn)行審閱修改，這時候只要點擊菜單命令;文件→打印預(yù)覽”，然后在打開的預(yù)覽窗口中就可以知道打印設(shè)置是否合理。如果此時發(fā)現(xiàn)問題，就關(guān)閉預(yù)覽窗口，回到文檔中進(jìn)行相應(yīng)編輯操作。實際上，在默認(rèn)的情況下，預(yù)覽窗口中鼠標(biāo)指針就是一個放大鏡的形狀，它就相當(dāng)于點擊放大功能，所以，單擊文檔會將文檔放大顯示。因此，只要單擊工具欄上;放大鏡”按鈕，那么鼠標(biāo)指針就會由放大鏡形狀變成光標(biāo)，這時就可以進(jìn)行文檔修改了。

有時后，在打印文檔時會發(fā)現(xiàn)在最后一頁只有短短的一行或幾行，既浪費打印紙又不美觀。有一個簡單的方法可以避免出現(xiàn)這種現(xiàn)象。點擊;文件→打印預(yù)覽”，在打開的預(yù)覽窗口中點擊工具欄中的;縮小字體填充”按鈕，Word就會自動縮小文檔中所使用的每種字體的字號，并把最后頁中的那幾行并入到前面的頁中，如下圖所示。

在單位辦公常常會遇到一個文檔由多人合作編輯，這時就會用到批注功能。通常情況下，批注是可以直接打印出來的。但是當(dāng)文檔已經(jīng)編輯完成后，批注也就沒有什么用處了。如果在打印的時候不想打印那些批注，也用不著逐個刪除文檔中的批注。只要在;打印”對話框中在;打印內(nèi)容”的列表中選擇;文檔”就可以了，如下圖所示。

　 有時候編輯文檔常常要插入一些分節(jié)符，將文檔并成若干章節(jié)，并在各個小節(jié)中分別設(shè)置頁碼。但在打印時，可能會出現(xiàn)只打印第二節(jié)的第二頁到第五節(jié)的第三頁。那么，此時，點擊菜單命令;文件→打印”，打開那個;打印”對話框。選中;頁碼范圍”單選項，在后面的輸入框中輸入;p2s2-p3s5”就可以了，如下圖所示。字母;p”后面的數(shù)字表示頁碼，而字母;s”后面的數(shù)字表示節(jié)號。

如果要打印第二節(jié)全部的內(nèi)容，那么在輸入框中直接輸入;s2”就行了。如果輸入;s2,s5”，那么打印的就是第二節(jié)和第五節(jié)的全部內(nèi)容了。當(dāng)然，如果只打印第三節(jié)的第二頁到第七頁的內(nèi)容，輸入;p2s3-p7s3”就可以了。