Office一族常常進(jìn)行文本的打印，在打印前常常需要對(duì)文件進(jìn)行審閱修改，這時(shí)候只要點(diǎn)擊菜單命令;文件→打印預(yù)覽”，然后在打開的預(yù)覽窗口中就可以知道打印設(shè)置是否合理。如果此時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就關(guān)閉預(yù)覽窗口，回到文檔中進(jìn)行相應(yīng)編輯操作。實(shí)際上，在默認(rèn)的情況下，預(yù)覽窗口中鼠標(biāo)指針就是一個(gè)放大鏡的形狀，它就相當(dāng)于點(diǎn)擊放大功能，所以，單擊文檔會(huì)將文檔放大顯示。因此，只要單擊工具欄上;放大鏡”按鈕，那么鼠標(biāo)指針就會(huì)由放大鏡形狀變成光標(biāo)，這時(shí)就可以進(jìn)行文檔修改了。

有時(shí)后，在打印文檔時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)在最后一頁(yè)只有短短的一行或幾行，既浪費(fèi)打印紙又不美觀。有一個(gè)簡(jiǎn)單的方法可以避免出現(xiàn)這種現(xiàn)象。點(diǎn)擊;文件→打印預(yù)覽”，在打開的預(yù)覽窗口中點(diǎn)擊工具欄中的;縮小字體填充”按鈕，Word就會(huì)自動(dòng)縮小文檔中所使用的每種字體的字號(hào)，并把最后頁(yè)中的那幾行并入到前面的頁(yè)中，如下圖所示。

在單位辦公常常會(huì)遇到一個(gè)文檔由多人合作編輯，這時(shí)就會(huì)用到批注功能。通常情況下，批注是可以直接打印出來(lái)的。但是當(dāng)文檔已經(jīng)編輯完成后，批注也就沒有什么用處了。如果在打印的時(shí)候不想打印那些批注，也用不著逐個(gè)刪除文檔中的批注。只要在;打印”對(duì)話框中在;打印內(nèi)容”的列表中選擇;文檔”就可以了，如下圖所示。

　 有時(shí)候編輯文檔常常要插入一些分節(jié)符，將文檔并成若干章節(jié)，并在各個(gè)小節(jié)中分別設(shè)置頁(yè)碼。但在打印時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)只打印第二節(jié)的第二頁(yè)到第五節(jié)的第三頁(yè)。那么，此時(shí)，點(diǎn)擊菜單命令;文件→打印”，打開那個(gè);打印”對(duì)話框。選中;頁(yè)碼范圍”單選項(xiàng)，在后面的輸入框中輸入;p2s2-p3s5”就可以了，如下圖所示。字母;p”后面的數(shù)字表示頁(yè)碼，而字母;s”后面的數(shù)字表示節(jié)號(hào)。

如果要打印第二節(jié)全部的內(nèi)容，那么在輸入框中直接輸入;s2”就行了。如果輸入;s2,s5”，那么打印的就是第二節(jié)和第五節(jié)的全部?jī)?nèi)容了。當(dāng)然，如果只打印第三節(jié)的第二頁(yè)到第七頁(yè)的內(nèi)容，輸入;p2s3-p7s3”就可以了。