學(xué)校每年都要把所有老師寫的集中整理成年度論文匯編，但匯編論文的工作可不輕松，要把上百個論文文檔匯編成一個文檔，還要對匯編后的內(nèi)容進行逐篇分頁、編輯目錄、頁碼。若按一般做法那可需要花費相當(dāng)多的時間精力。其實在Word2007中我們只要適當(dāng)應(yīng)用一些常用功能，完全可以快速輕松地完成匯編論文這項麻煩工作。

輕松合并文檔

在Word 2007中要合并上百個論文文檔還是比較簡單的。先把交上來的所有文檔集中存放在同一文件夾內(nèi)，比如;d:\論文集”。打開Word2007，新建一個文檔，切換到;插入”選項卡，單擊;文字”區(qū)域的;對象”，從下拉列表中選擇;文件中的文字”。在;插入文檔”窗口中打開論文所在文件夾;d:\論文集”，按Ctrl+A鍵選中所有論文文檔，再單擊;插入”按鈕，馬上可以看到所有論文已經(jīng)合并到當(dāng)前文檔中了。

快速逐篇分頁

合并后所有論文是首尾相連的，而在匯編中通常要求每一篇的標(biāo)題都要從獨立的頁面開始，也就是說需要在每一篇的標(biāo)題前分頁。百來篇論文若逐一按;Ctrl+回車鍵”分頁可得不少時間。好在學(xué)校對有統(tǒng)一要求，所有上交論文的標(biāo)題都是二號字、加粗，根據(jù)這一特點我們可以用Word的查找替換快速分頁。

在Word 2007，單擊;開始”選項卡;編輯”區(qū)域的;替換”，在;查找和替換”窗口中單擊;更多”按鈕以顯示高級選項。然后單擊;格式”按鈕選擇;字體(F)…”，在;查找字體”窗格中選擇字號為;二號”、字形為;粗體”，確定后在;查找和替換”窗口的查找內(nèi)容下會顯示;格式： 字體：二號，加粗”。查找內(nèi)容不用輸入，只在;替換為”中輸入^m^&(圖1)，單擊;全部替換”按鈕即可在所有標(biāo)題前逐一插入分頁符完成自動按篇分頁。對于標(biāo)題分兩行的論文， Word只會在第一行標(biāo)題前分頁。

注：^m代表人工分頁符，^&代表查找的內(nèi)容。此外，在重啟Word前設(shè)置的查找格式不會自動消除。因此查找格式后再找其他內(nèi)容，記得先定位到查找內(nèi)容的輸入框中單擊;不限制格式”按鈕取消查找格式，否則你可能會找不到所需內(nèi)容。

匯編目錄速成

如果直接輸入?yún)R編論文目錄顯然會很麻煩，以后編輯頁碼時修改也很麻煩。我們可以先對標(biāo)題統(tǒng)一設(shè)置標(biāo)題樣式，再讓W(xué)ord根據(jù)標(biāo)題樣式自動生成目錄，這樣就簡單多了。

單擊;開始”選項卡;編輯”區(qū)域的;查找”，單擊;更多”按鈕，然后單擊;格式”按鈕選擇;字體(F)…”設(shè)置查找字體為;二號”、;粗體”。查找內(nèi)容不用輸入，單擊;在以下項中查找”按鈕，選擇;主文檔”，文檔中所有論文標(biāo)題會全部被選中。現(xiàn)在單擊;開始”選項卡;樣式”列表中的;標(biāo)題”，即可把所有論文標(biāo)題設(shè)置為;標(biāo)題”樣式。

現(xiàn)在定位到文檔開頭，切換到;引用”選項卡，單擊;目錄”選擇;插入目錄”。在;目錄”窗口中設(shè)置;顯示級別”為1，再單擊;選項”按鈕，在;目錄選項”窗口的樣式列表中刪除;標(biāo)題1”后的目錄級別數(shù)字1，只保留;標(biāo)題”(圖2)，一路確定返回，即可在文檔開頭自動插入目錄。然后切換到;頁面布局”選項卡，單擊;分隔符”選擇分節(jié)符的;下一頁”，把目錄和論文分開。當(dāng)然你可能還需要在目錄上輸入目錄兩個大字。以后若重新排版造成論文標(biāo)題、頁碼變化時，只要右擊目錄選擇;刷新域”即可自動修正目錄。

設(shè)置論文頁碼

設(shè)置文檔頁碼比較簡單，切換到;插入”選項卡，單擊的;頁碼”選擇;頁面底端”的;普通數(shù)字2”即可為文檔插入頁碼。接下來還得雙擊把輸入點定位到第一篇論文前，再次單擊;頁碼”選擇;設(shè)置頁碼格式”，在彈出窗口中設(shè)置;起始頁碼”為1，確定讓論文部分的頁碼從1開始。最后右擊目錄選擇;刷新域”以顯示新頁碼即可。至此我們的論文匯編工作就大功告成了。